Prozesse optimieren - Kosten senken!

Prozesse im Unternehmen zu optimieren, heißt im Prinzip, durch effektiveres Arbeiten Kosten zu senken. Denn in Zeiten von erhöhtem Wettbewerbsaufkommen ist es nur verständlich, sich die Frage zu stellen: Wo und wie können wir Kosten reduzieren? Ein guter Ansatz liegt darin, die Prozesse und einzelnen Abläufe im eigenen Unternehmen mal genauer unter die Lupe zu nehmen. Nur, weil manche Arbeitsabläufe bereits seit Jahren oder Jahrzehnten bestehen, heißt das nicht zwingend, dass diese die optimale Lösung darstellen.

Also: Hinterfragen Sie Ihre Arbeitsabläufe! Und ändern Sie etwas: Für eine Prozessoptimierung im Unternehmen oder in einer bestimmten Abteilung muss nicht direkt eine Revolution gestartet werden. Oft lassen sich schon durch kleine, durchdachte Änderungen der Unternehmensabläufe und des Prozessmanagements Verbesserungen schnell und einfach umsetzen.

Die Prozessoptimierung muss individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden. Egal, ob speziell für die Industrie, für die Verwaltung oder ganz andere Bereiche: Es gibt mittlerweile die unterschiedlichsten Methoden, um bei der längerfristigen Prozessverbesserung und Kostenreduzierung zu helfen. Eine detaillierte Prozessanalyse zeigt Ihnen Ihr Potential und ist der erste Schritt, um Lösungen für eine individuelle Verbesserung Ihrer Unternehmensabläufe zu finden.

Ziele der Prozessoptimierung:

Auf den Begriff Lean Management (übersetzt: schlankes Management) stößt man immer wieder, wenn man sich mit Prozessoptimierung auseinandersetzt. Es ist die Bezeichnung für die Gesamtheit der Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen zur effizienten Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette industrieller Güter. Das ursprünglich aus der Automobilindustrie entwickelte Lean Management oder die Lean Production hat mittlerweile durch große Erfolge in der Industrie auch Einzug in mittelständische Unternehmen, Werkstätten und Betriebe genommen.

Welche Methode für Ihr Unternehmen die richtige ist oder ob mehrere Methoden in abgewandelter Version die Lösung ergeben, ist zu Anfang, allein wegen der Vielfalt, die es mittlerweile in diesem Bereich gibt, nicht so einfach zu bestimmen. In einem Gewirr von Begriffen wie Lean Management, Kaizen, Six Sigma, Kanban, Shopfloor Management etc. verliert man schnell den Überblick. Diese Vielfalt weiterentwickelter Methoden, die erst einmal unüberschaubar scheint, gibt dem Erfolg der Prozessoptimierung jedoch Recht. Tipp: Eine Beratung von einem Fachmann der Branche ist zu empfehlen!

Der Begriff Industrie 4.0, der auf die Forschungsunion der deutschen Bundesregierung zurückgeht und ein gleichnamiges Projekt in der Hightech-Strategie der Bundesregierung ist, zeigt das Ineinandergreifen der industriellen Produktion mit der neuesten Informations- und Kommunikationstechnik auf. Kombiniert man die Prozesse der Industrie 4.0 mit den bewährten Methoden des Lean Managements, können sie zu einem Zusammenschluss von Mensch, Maschine und Produkten führen, bei denen der Mensch und seine Wertschöpfung im Mittelpunkt stehen.

Prozessverbesserungen allgemein sind positive Veränderungen, die sich über eine Abteilung, verschiedene Bereiche oder auch auf das gesamte Unternehmen auswirken. Der Begriff Kaizen, der auch eine Methode der Prozessoptimierung ist, drückt dies sehr trefflich aus: Veränderung zum Guten. Diese Veränderung zum Guten geht meist auch mit neuen Investitionen im Unternehmen einher. Und diese Investitionen machen sich bezahlt! Denn längerfristig handelt es sich dabei um Lösungen, die Ihnen dabei helfen, Kosten zu reduzieren und Ihre Unternehmensziele zu erreichen.

Ein Beispiel eines, im Zuge der Prozessoptimierung, neu eingerichteten Arbeitsplatzes in einer Produktionsfirma für Armlehnen von Bürostühlen. Bei der Aufnahme der IST-Zustände in der Abteilung Qualitätssicherung fiel auf, das der Ablauf, sowie der Materialfluss bei der Prüfstation für manuelle Stichproben bisher nicht optimal ausgenutzt wurde. Den Arbeitsplatz teilten sich QS-Prüfer, sowie Mitarbeiter der Instandhaltung. Die entnommenen Stichproben wurden dem QS-Prüfer auf den Arbeitsplatz gestellt. Die geprüfte Ware wurde vom QS-Prüfer, bei Ware die für gut befunden wurde, wieder zu den anderen Beständen transportiert, Ware die für schlecht befunden wurde aussortiert. Ein reibungsloser Ablauf sieht da anders aus. Die Prozesse und Abläufe wurden daraufhin optimiert:

Steigern auch Sie durch eine Prozessoptimierung Ihre Effizienz im Unternehmen und profitieren Sie dabei von der damit einhergehenden Zeit- und Kostenersparnis. Informieren Sie sich über die Methoden der Prozessoptimierung und erstellen Sie individuelle Arbeitsabläufe für einen besseren Workflow.

In unseren einzelnen Rubriken erfahren Sie, wie Sie durch eine optimierte Arbeitsplatzeinrichtung für mehr Kapazitäten sorgen und einen Arbeitsplatz einrichten können.

Eine besondere Gewichtung bei der Prozessoptimierung in der Industrie haben die Bereiche effektive Materialorganisation und effiziente Materiallagerung.

Hier geben wir Ihnen Tipps für ein effizientes Arbeiten im Lager. Auch ein verbesserter innerbetrieblicher Transport und Materialfluss haben einen großen Effekt auf einfache Arbeitsabläufe. So tragen festgelegte Transportmittel und ergonomische Transportgeräte zur Steigerung und Prozessverbesserung bei.

Um diese Methoden und Prozesse zu verinnerlichen, ist es wichtig, die Mitarbeiter mit einzubinden. Klare und nachvollziehbare Ablaufstrukturen und Verantwortungsbereiche helfen, die neuen Prozesse im Unternehmen zu kommunizieren. Nutzen Sie Mitarbeiterschulungen, um gegebene Rahmenbedingungen mit Ihren Mitarbeitern zu erarbeiten und zu verinnerlichen.

Arbeitsplatzeinrichtung sollten auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst sein.

Zeitersparnis: Durch die richtige Arbeitsplatzeinrichtung lassen sich Suchzeiten für das Auffinden von Dokumenten, Werkzeugen, Betriebsmitteln oder Materialien vollständig beseitigen.

Ein Beispiel: Bei einem Schubladenschrank mit Hartschaumeinlagen für die Werkzeuge lässt sich auf einen Blick die Vollständigkeit des Werkzeuges prüfen. Das Werkzeug ist immer an seinem vorgeschriebenen Platz.

Achten Sie bei der Optimierung von vorhandenen Arbeitsplätzen oder bei Ausstattung von neuen Arbeitsplätzen unbedingt auf die Ergonomie am Arbeitsplatz. Die Prozessoptimierung soll auch für die Arbeiter und Angestellten von Vorteil sein. Wenn der Arbeitsplatz von mehreren Personen genutzt wird, spielen höhenverstellbare Tische und Stühle eine besonders große Rolle.

Egal, um welche Art von Materialien, Produkten oder Waren es sich in Ihrem Unternehmen handelt, mit dem richtig eingesetzten Lagersystem können Sie die Prozesse rund um die Lagerwirtschaft optimieren.

Die richtige Nutzung von Lagersystemen und Lagerausstattung: Mit einem richtig gewählten Lagersystem können Sie laufende Lagerkosten senken, die Arbeitssicherheit erhöhen und Ihren Lagerbereich übersichtlich strukturieren. Um Materialverschwendung vorzubeugen, hat es sich in vielen Bereichen der Produktion bewährt nach dem "First-in-first-out" Prinzip (Lexikon) vorzugehen. Egal ob Büro, Werkstatt, Großhandel oder Industrie, überall gilt, eine übersichtliche Lagerung spart Zeit und somit Geld. Eine Vielzahl an Möglichkeiten um Ihre Lagerkennzeichnung auf Vordermann zu bringen:

Tipp! Um Ihr Lagersystem optimal zu strukturieren, setzen Sie Kennzeichnungen und Beschriftungen ein. Dies muss nicht nur für die Verkaufsware gelten. Auch für das innerbetriebliche und abteilungsbezogene Materiallager ist dies von Vorteil. Lagerplätze sind so direkt erkennbar und schneller auffindbar. Fest definierte Lagerplätze erleichtern die Bestandspflege sowie die Warenbewegung.

Die Themen Transport, Kästen, Boxen und Behälter spielen im Lagerbereich und im Materialfluss alle eine wichtige Rolle.

Der innerbetriebliche Materialfluss: Bei dem Materialfluss im Unternehmen, also dem innerbetrieblichen Materialfluss, spricht man von Prozessen, die die Materialen in Hinblick auf Lager-, Transport und Bearbeitung betreffen.

Durchlaufzeiten verringern: Werden alle Prozesse, die den Materialfluss betreffen, geprüft, wird schnell erkennbar, welche Bedeutung die Durchlaufzeiten der Materialien oder Produkte im Unternehmen haben. Ein Ansatzpunkt sollte sein, sich diese Durchlaufzeiten mal genauer unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, ob die Ware unnötige Stationen durchläuft, beziehungsweise, ob sich Bearbeitungszeiten verkürzen lassen. Die Verringerung von Durchlaufzeiten bedeutet Kostenersparnis!

Der Einsatz von Transportmitteln: Ein weiterer Punkt, den Sie prüfen sollten, ist der Einsatz von Transportmitteln in Ihrem Unternehmen. Setzen Sie an jeder Stelle das optimale Transportmittel ein? Nutzen Sie Rollbahnen, Bänder, Gabelhubwagen, Plattformwagen, Rollboxen und halten Sie die Ware im Fluss! Falls es Ihre Lösung so nicht auf dem Markt gibt, können Sie auch Sonderanfertigungen anfragen:

Kästen, Boxen und Behälter: Ebenso wichtig wie das Transportgerät ist natürlich auch der Transportbehälter. Ergänzt mit den passenden Kästen, Boxen oder Behältern, kann die Ware im Unternehmen, beispielsweise mittels KANBAN Prinzip (Kartenprinzip)Lexikonverweis verwaltet werden und durch das Unternehmen laufen. Somit weiß die entsprechende Arbeitsstadion, wann, wie viel nachproduziert werden muss oder wo sich die Ware gerade befindet. Sehen Sie die Vielfalt von Kästen und ihrer Einsatzzwecke:

Ein wichtiger Teil der Prozessoptimierung ist die Einbindung der eigenen Mitarbeiter. Bei der anfänglichen Bestandsaufnahme der IST-Zustände sowie der anschließenden Prozessplanung ist es nur sinnvoll, auf das Know-how der Mitarbeiter zu bauen.

Es empfiehlt sich auch im weiteren Vorgehen die eigenen Mitarbeiter mit ins Boot zu nehmen. So können Sie Ihre Mitarbeiter bei der Erarbeitung und Planung der neuen Methoden zur Prozessoptimierung „abholen". Denn oft schafft Neues auch Unsicherheiten. Um dem frühzeitig entgegenzuwirken, führen Sie Mitarbeiterschulungen durch, um die Neuerungen und deren Nutzen darzulegen.

Diese Neuerungen oder Veränderungen zum Guten sollen von den Mitarbeitern verstanden, verinnerlicht und gelebt werden.

Hier bieten sich Workshops an, die den Mitarbeitern die Möglichkeiten zur aktiven Teilnahme ermöglichen. Das Ergebnis: Motivierte Mitarbeiter, die von den Prozessoptimierungen profitieren und somit effizienter arbeiten.

Tipp! Richten Sie sich feste Räumlichkeiten ein, in denen Sie das Thema Prozessoptimierung bearbeiten und in denen die Planung und Schulung der Mitarbeiter durchgeführt werden.

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